Les tâches de secrétariat sont assurément indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Toutefois, elles demeurent chronophages et n’apportent pas une réelle valeur ajoutée. De plus en plus de dirigeants décident d’externaliser leur secrétariat. Cette démarche pourrait offrir plus ou moins d’avantages par rapport au recrutement d’un secrétaire à temps plein. Comment fonctionne le secrétariat externalisé et quels en sont les avantages ?
Le secrétariat externalisé : en quoi ça consiste ?
La bureaucratie à distance consiste tout simplement à faire réaliser vos tâches administratives par un service externe. C’est une démarche qui a débuté en France dans le secteur de la permanence téléphonique. Ce service s’est ensuite étendu au domaine la transcription. Aujourd’hui, il permet à un prestataire externe de réaliser l’ensemble des missions de bureaucratie d’une entreprise.
Plus précisément, les tâches comme l’accueil téléphonique du client, les relances de factures (par mail ou par téléphone), la gestion des agendas et plannings, la gestion du courrier et l’établissement des devis et factures sont entièrement prises en charge par votre prestataire externe. Dans certains cas, l’accueil des visiteurs peut être physique : le secrétaire externe effectue donc ses interventions sur le site de votre entreprise. L’intérêt d’une telle démarche est qu’il intervient alors à certaines heures (selon vos besoins uniquement).
Pourquoi contacter un secrétaire externe ?
Le secrétariat externalisé gagne du terrain partout en France, et ailleurs dans le monde. Il faut reconnaître que cette pratique séduit notamment par sa flexibilité, mais aussi par son intérêt économique.
Faire des économies sur les coûts d’embauche
Si les ressources de votre entreprise ne vous permettent pas d’embaucher un agent supplémentaire, vous pouvez alors faire appel à un prestataire extérieur pour gérer certaines tâches. Le recours à un secrétaire externe peut vous permettre d’économiser jusqu’à 60% sur le salaire d’un employé à temps plein. Les prestations demeurent toutefois les mêmes. La différence, c’est que les services sont réalisés soit à distance, soit sur votre site, mais avec des horaires bien plus flexibles.
Profiter des compétences d’un personnel qualifié et dynamique
Quel que soit leur domaine, les services externalisés demeurent centrés exclusivement sur le rôle qu’elles ont choisi de jouer. Ces services peuvent ainsi développer une réelle expertise dans leur domaine. Cela leur permet de remplir chaque mission avec compétence et précision. En outre, les secrétaires à distance peuvent mettre en œuvre des moyens techniques plus avancés et plus efficaces dans la gestion de leurs tâches courantes. Cela offre donc un maximum de performance à l’entreprise.
Faire des économies sur les coûts d’installation
En dehors des coûts d’embauche, le recours à un secrétaire externe permet aussi d’économiser sur les frais d’installation. En créant un poste permanent au sein de votre structure, vous devez en effet acheter un mobilier et des équipements de bureau. Vous devez également prendre en charge des frais d’assurance ainsi que les avantages sociaux que le gouvernement exige pour les salariés à temps plein. Par contre, une prestation externe vous évite ces frais et vous permet ainsi de faire des économies plutôt conséquentes.
Confier la gestion des tâches chronophages à un prestataire externe
La plupart des missions utiles au bon fonctionnement de votre entreprise sont aussi celles qui prennent le plus de temps. En ce qui concerne les tâches de secrétariat, votre prestataire externe se charge par exemple de :
• filtrer les appels entrants et traiter ceux entrants ;
• réceptionner les messages ;
• transcrire les actes ;
• proposer et gérer les RDV conformément à votre agenda ;
• gérer la maintenance de la base de données clients
• élaborer et suivre les factures et devis ;
• gérer le recouvrement des créances ;
• gérer et organiser les mails (les trier, les traiter, les classer et les éditer).
L’externalisation du secrétariat est une pratique de plus en plus répandue dans le monde du travail. Cette démarche se révèle avantageuse notamment parce qu’elle aide les jeunes entreprises à amortir les coûts d’embauche. Ce service peut aussi permettre de gagner en flexibilité et en indépendance, surtout si votre structure n’est pas essentiellement tournée vers des opérations administratives. Il convient toutefois de bien choisir son secrétaire externe pour éviter toute déconvenue. En cas de doute, n’hésitez pas à demander l’accompagnement d’un expert qualifié et expérimenté.
0 commentaires