Tous les outils de travail indispensables à une assistante
L’explosion digitale n’a eu de cesse de transformer les métiers de toutes les catégories d’emplois. Celui de votre assistante ne fait pas exception. Ses outils de travail ont fortement évolué depuis plusieurs années. L’antique machine à écrire est partie aux oubliettes !
De nouveaux outils sont essentiels aux activités d’une assistante personnelle. La technologie a répondu à ses besoins. De nombreux logiciels, progiciels et autres systèmes numériques ont été développés. Ils permettent d’optimiser et de faciliter le travail de toutes les assistantes.
Après un bref rappel de leurs missions, voyons quels sont ces outils indispensables.
Quelles sont les missions d’une assistante ?
Elle est garante de l’organisation et de l’optimisation de votre communication. À l’interne comme à l’externe de l’entreprise. C’est le cœur de son métier. Les limites et les champs d’action d’une assistante sont variables. Cela est fonction de vos besoins et de la taille de votre PME.
Ses différentes tâches consistent à organiser vos déplacements, vos réunions et divers événements. Également à gérer la planification, les ressources humaines, la rédaction de courriers. Cette liste n’est pas exhaustive.
Ses activités sont variées. C’est pour cela qu’elle ne peut les effectuer sans être équipée de plusieurs outils de travail.
Les outils de travail pour optimiser les activités de votre assistante personnelle
Votre entreprise, votre PME, détient peut-être ses propres progiciels spécifiques à vos activités ? C’est bien, mais ce n’est pas suffisant. D’autres outils de travail sont indispensables à votre assistante pour atteindre ses objectifs.
La suite office
C’est le logiciel ultime dont aucune assistante personnelle ne peut se passer ! S’il n’y a qu’un outil à choisir, eh bien, c’est assurément celui-ci ! Cette suite bureautique inclut plusieurs applications essentielles aux activités administratives.
On peut citer Wordpour le traitement des courriers et Excel pour les bases de données et statistiques. Mais, aussi OneNote pour la prise de note et PowerPoint pour la mise en forme de toutes vos présentations de réunion.
La suite office comprend également Outlook pour les mails et le calendrier. Et, enfin, OneDrive pour la sauvegarde de tous les documents. Voilà, votre assistante a les outils principaux pour la conduite de son activité !
Les aides à l’organisation et à la planification
Le pack office est un outil puissant, mais il n’est pas suffisant. D’autres logiciels sont indispensables à votre assistante personnelle. Il en va de l’optimisation de ses activités, donc de son efficacité au sein de votre entreprise.
Votre PME fonctionne en groupes de gestion de projet ? Des voyages ou encore des événements sont prévus à intervalles réguliers ? Alors, il est essentiel d’utiliser des logiciels d’aides. Ceux-ci permettent d’organiser et de planifier. Ils vont aussi éviter des catastrophes dues à des oublis !
Téléchargeables, en libre accès, gratuits ou à coût modiques, ces outils sont divers sur internet. Ils automatisent les tâches et la gestion de temps. Ils centralisent les informations de toutes les parties prenantes aux projets. Pour finir, ils aident à la prise de décision.
Les outils collaboratifs et de partage
Le cœur de métier d’une assistante personnel est de communiquer et de gérer. Mais, ce n’est pas tout. L’ensemble des tâches exige une collaboration et un partage avec tous les intervenants impliqués. À l’interne comme avec les clients, les fournisseurs, etc.
C’est essentiel dans toutes organisations. Cela favorise la productivité des équipes, la résolution de problèmes. Les informations sont partagées en temps réel, la communication est fluide. Le travail à distance est amélioré.
Il est question ici d’outils numériques de travail privilégiant la communication. Il peut s’agir d’une messagerie instantanée comme d’une plateforme dédiée aux visioconférences. D’autres logiciels facilitent les partages d’idées en équipe.
Les outils de sauvegarde et de sécurité des données
Ces derniers outils ont aussi leur importance qui n’est pas la moindre. Votre assistante personnelle doit sécuriser son travail. Ainsi que toutes les informations de l’entreprise. C’est primordial pour le bon fonctionnement de toutes les PME.
C’est là que le fameux Cloud intervient. Vous pouvez aussi choisir d’autres outils de sécurisation et de stockage. Peu importe celui qui est utilisé. L’important étant de se protéger des piratages ou de pertes de données.
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